Cómo gestionar la entrega de un proyecto

Escrito por Lisa McQuerrey | Traducido por Luciana Renata Colautti

Los proyectos de trabajo vienen en todos los tamaños y formas, y la gestión de tus proyectos para la entrega a tiempo es un elemento clave del proceso. La gestión de entrega de un proyecto puede ser difícil si estás trabajando con colegas o dependes de otros para contribuir al proyecto final. Una cuidadosa planificación y monitoreo regular pueden ayudar a mantener los proyectos en marcha y el calendario previsto.

Crea un diagrama de flujo de trabajo antes de comenzar un proyecto. El diagrama de flujo debe indicar que estás involucrado con el proyecto y cuáles son tus responsabilidades individuales. También debería incluir plazos estrictos, no sólo para la entrega final del proyecto, sino también para las actualizaciones de estado de todo el curso del proyecto. Los proyectos grandes o complejos deben tener múltiples plazos para cada fase de finalización.

Ayuda a tu gente a manejar su tiempo. puede hacer esto mostrándoles cómo priorizar las tareas y asignar tiempo del proyecto en conjunto con otras responsabilidades profesionales.

Solicita informes sobre la marcha de los miembros clave del equipo a intervalos regulares para asegurar que el proyecto va de acuerdo al plan. Si alguien tiene problemas para completar su parte del proyecto a tiempo, averigua cuál es el problema y toma medidas para ayudar a solucionar el problema tan pronto como sea posible.

Mantén la comunicación entre todas las personas involucradas en el proyecto. Lleva a cabo reuniones regulares en las que cada miembro del equipo pueda proporcionar una información actualizada sobre otros aspectos del proyecto que se superponen, o son dependientes.

Corta de raíz los problemas que aparezcan. Un empleado lento o poco interesado puede empantanar la entrega del proyecto, haciendo que todos los demás pierdan plazos vitales. Una mala actitud en el equipo también puede resultar en resentimiento si otros empleados creen que el trabajo y la responsabilidad no se ha distribuido equitativamente. Administra la ejecución de proyectos con éxito mediante la gestión de las personas.

Provee una cuenta regresiva para la finalización del proyecto. Usa un correo electrónico de grupo diario o una nota para que todos estén al tanto de los plazos siguientes.

Consejos

  • Asegúrate de que el tiempo y las proyecciones de costos estén en camino antes de comenzar un proyecto. Llegar a la mitad del proyecto y descubrir que careces de personal suficiente o no tienes un presupuesto lo suficientemente grande como para manejar la entrega a tiempo puede provocar retrasos costosos.
  • Es tentador para los gerentes subordinados dar plazos falsos en un esfuerzo para rellenar el horario. Si bien esto puede funcionar una o dos veces, los empleados tienden a acostumbrarse y pueden suponer que la fecha que diste no es la "verdadera" fecha límite y como consecuencia no tienen margen de maniobra. En lugar de hacer esto, alienta y motiva a los empleados a mantener pre-establecidas las fechas de entrega de los proyectos.

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