Los métodos de contabilidad: efectivo vs. devengo

La contabilidad tiene dos métodos para reconocer los ingresos y gastos: efectivo y valores devengados. Cada método tiene sus ventajas, beneficios y desventajas. Dependiendo de cuál selecciones, obtendrás un número diferente para tu cuenta de resultados. Podrías tener un método para tus necesidades diarias financieras y otro para tus declaraciones de impuestos de fin de año. Muchas pequeñas empresas que no tienen inventario seleccionan la base contable de efectivo.

GAAP

Los Principios Contables Generalmente Aceptados (GAAP) son las normas y convenciones utilizadas en los EE.UU. para conseguir uniformidad en los estados contables y financieros. GAAP aprueba el devengo y no el criterio de caja, el método de contabilidad. Sin embargo, muchas no constituidas en las pequeñas empresas utilizan el método contable de efectivo sin problemas. Cuando una pequeña empresa comienza a crecer, obtener préstamos y los inversores, puede considerar el uso del método de acumulación, que es obligatorio si su negocio tiene ventas de más de US$ 5 millones, o si padece de inventario y ventas de US$ 1 millón anualmente.

Sincronización

La diferencia básica entre el efectivo y los métodos de contabilidad de causación se relaciona con el tiempo de los ingresos y gastos. La base caja reconoce los ingresos cuando el dinero entra y reconoce los gastos en que el dinero se paga. La base de efectivo no reconoce las cuentas por cobrar o por pagar. Por ejemplo, solamente cuando pagas una factura se reconoce un gasto.

El principio de devengo reconoce los ingresos cuando se devengan. Es decir, la empresa registra los ingresos cuando se ganan, incluso si el cliente no ha pagado todavía. Por ejemplo, un contratista utilizando los registros contables devenga ingresos totales obtenidos cuando termine el trabajo, incluso si el cliente no ha pagado la factura final. Los gastos se manejan de la misma manera. El contratista registra los gastos cuando se producen y no cuando se pagan.

Importancia

La diferencia entre el efectivo frente a la acumulación puede ser enorme. Supongamos que tienes un negocio con estas operaciones:

1. Recibiste una factura por US$ 4.000 por el trabajo realizado este mes por un consultor
2. Pagamos US$ 100 por una factura de teléfono
3. Enviaste una factura por US$ 10.000 por honorarios de servicios realizados ese mes
4. Recibiste US$ 100 en ingresos honorarios

Si estabas utilizando valores de caja, tu beneficio para ese mes sería de US$ 0 (US$ 100 en ingresos tarifas menos US$ 100 en factura de teléfono).

Si estabas utilizando valores devengados, tu ganancia sería de US$ 6.000 (US$ 10.000 en honorarios por servicios menos US$ 4.000 en gastos de consultoría).

Ventajas y desventajas

Las ventajas del método de efectivo es que es simple, flexible y toma en consideración los flujos de efectivo. Los ingresos no se gravan a menos que se reciban. La desventaja es que no hay control de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar, especialmente a largo plazo. Manejar un negocio es algo más que ver el dinero que entra y sale, y la base de efectivo te da una visión demasiado estrecha de las finanzas empresariales.

Las ventajas del método de acumulación son que es aceptado por los GAAP y da una mejor idea de los ingresos reales y gastos dentro de un período de tiempo. El método de acumulación da una visión a largo plazo de la empresa, a diferencia del método de efectivo. La desventaja es que el flujo de caja y análisis puede ir en un segundo plano. Además, la acumulación es más complicada que el método de efectivo.

Consideraciones

Al mirar los estados financieros u otros reportes, hay pistas que indican si estás buscando un informe de efectivo o un informe de devengo. Una hoja de balance de acumulación, por ejemplo, mostrará un número de cuentas por cobrar y por pagar, y se pueden presentar los ingresos diferidos y gastos anticipados. Un informe de contabilidad de caja no mostrará ninguna de estas cuentas, sólo dinero en efectivo y capital del propietario. Cuando se lee una cuenta de resultados, pregunta si el ingreso reportado es sólo el dinero recibido, lo que indica un comunicado de caja, o si el ingreso se compone de las facturas enviadas, lo que indica un informe de contabilidad de ejercicio.