Cómo escribir una solicitud de presupuesto

Escrito por Wanda Thibodeaux | Traducido por Enrique Pereira Vivas

Una carta de solicitud de presupuesto es un documento formal que presentas a los miembros de la dirección en una organización empresarial o de otro tipo. El propósito de la carta es pedir a la administración que incluya fondos para un proyecto o evento en el presupuesto. Para escribir dicha solicitud, debes tener una idea clara del alcance del proyecto o evento, así como a todos los artículos o servicios que necesitarás.

Escribe el nombre de la persona a quien le estás enviando la solicitud de presupuesto, justificado a la izquierda. Por debajo de este, escribe la información de contacto del destinatario, incluyendo números de teléfono y de fax y direcciones de correo electrónico. Si hay más de un destinatario, escribe el nombre y la información de contacto de cada uno, dejando un doble espacio entre cada destinatario.

Pulsa la tecla "Return" dos veces y escribe la fecha. Pulsa "Return" dos veces otra vez y escribe tu saludo formal, seguido de dos puntos. Pulsa "Return" dos veces una vez más para comenzar el primer párrafo de la solicitud.

Indica que, de conformidad con la política de empresa (cita la cláusula específica si es posible) estás presentando una solicitud de presupuesto para el [nombre del proyecto o evento]. Alternativamente, puedes indicar que aprecias la relación comercial que tienes con el destinatario y que vas a enviar una solicitud de presupuesto a la espera de continuar esa relación. Continúa dejando un doble espacio entre todos los párrafos posteriores.

Proporciona una breve descripción de la finalidad del proyecto o evento para el cual estás presentando una solicitud.

Explica por qué los fondos son necesarios. Por ejemplo, si vas a enviar un presupuesto para la conservación del medio ambiente en un río, puedes señalar cómo el agua contaminada amenaza la salud pública, así como el ecosistema, dando un apoyo estadístico. Este es el sector más importante de la solicitud, ya que pretendes convencer al destinatario de que tu solicitud es digna de consideración.

Dile al destinatario que has adjuntado un proyecto de presupuesto detallado para su consideración. Instruye al destinatario cómo comunicarse contigo si tiene preguntas o inquietudes. Agradece al destinatario por su tiempo e indica que esperas que tome en cuenta la solicitud de presupuesto que has presentado.

Escribe tu cierre, como "Con aprecio", seguido de una coma. Deja al menos cuatro líneas. Escribe tu nombre completo, seguido de tu información de contacto completa.

Crea un presupuesto detallado para el proyecto o evento en una nueva página. Describe los elementos del presupuesto muy brevemente, con su costo y el costo total, y muestra el propósito de cada elemento. Dependiendo la complejidad que tenga la descripción del proyecto, puedes usar cualquiera un desglose por líneas o un gráfico para presentar los elementos.

Imprime la carta de presentación y el presupuesto detallado.

Firma tu carta de presentación y entrégala con el presupuesto al receptor.

Consejo

  • A pesar de que debes esforzarte en ser breve en tu carta de solicitud, no sacrifiques la información crítica. Algunas solicitudes de presupuesto tienen varias páginas debido al espacio necesario para presentar un buen caso para un proyecto o evento.

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