Cómo escribir una propuesta para cambiar la estructura departamental de tu lugar de trabajo

Escrito por Ruth Mayhew | Traducido por Xochitl Gutierrez Cervantes

Las propuestas de negocios tienen como formato: un resumen, una introducción, la descripción ampliada que pretende usarse como base para un cambio, un programa de costos y algunos resultados. Con un poco de ajuste, este formato también funciona para proponer cambios en la estructura departamental del lugar de trabajo. Así que tu documento para este escenario también debe prestar atención a la planificación y a la estrategia de dotación de personal. La elaboración de una propuesta bien construida requiere de un análisis detallado y cálculos para una justificación adecuada.

Redacta una introducción a tu propuesta. Indica tu puesto laboral, el papel del departamento y la finalidad de tu propuesta, así como las fechas de vigencia de las ideas que propones. Procura que tu presentación sea breve. Es decir, no abarques más de dos párrafos.

Describe la estructura actual del departamento. Identifica a los líderes del departamento, incluyendo a los gerentes, supervisores y jefes de equipo. Indica el número de empleados que trabajan bajo el mando de cada persona del equipo de liderazgo y cuál es su estructura de subordinación. Ilustra la estructura actual del departamento con una descripción por escrito, así como un organigrama para la comparación visual. Utiliza una o dos páginas para esta sección en tu propuesta.

Compara la estructura actual del departamento en relación a la organización en general. Por ejemplo, si la estructura de este departamento es diferente a las demás, indica esas diferencias y explica por qué existen, en caso de que conozcas la historia de cómo esa estructura se llevó a cabo. Describe las relaciones interdepartamentales. Para los departamentos de ventas, por ejemplo, explica qué tan cerca trabajas con el departamento de entrega y si el tipo de relación que existe entre los empleados de ambos departamentos es de calidad. Repite este análisis para cada departamento con el que tengas una interacción frecuente. No detalles tus documentos a más de una página completa cada vez que compares dos departamentos.

Enumera las estructuras departamentales alternativas que consideras viables. Describe cada una en una página. Ahí, incluye cada estructura diferente. Explica cómo al cambiar las subordinaciones, el número de empleados y las relaciones en cada área del departamento se modificarían. De esta manera, establece la forma en que los deberes de los empleados cambiarían en base a la estructura alternativa que propones. Por ejemplo, supón que actualmente tienes seis áreas diferentes dentro de tu departamento y consideras combinarlas para crear sólo tres. Explica cómo esa estructura se vería: ¿Cuántos empleados trabajarán en las tres áreas y cómo las relaciones de subordinación cambiarían en base a un menor número de áreas en las que los supervisores tengan autoridad.

Escribe un análisis para cada estructura alternativa. Sopesa las ventajas y desventajas de cada opción. Describe cómo la eficiencia y la productividad del departamento cambia. Incluye los cambios necesarios del personal para facilitar la reestructuración de cada alternativa.

Estima el costo de cada estructura alternativa desde el principio. Incluye los gastos de reorganización con el costo de mantener la nueva estructura. Calcula el retorno de la inversión en el costo inicial para la reorganización y muestra los ahorros del departamento para el mantenimiento de la nueva estructura. Si tu propuesta de reorganización no se basa en costos, demuestra el valor de la reorganización y cómo ésta beneficia a la empresa en general.

Asegúrate de que tu marco de tiempo y las estimaciones se basen en el ejercicio fiscal de la empresa y en horarios trimestrales. Esta sección de tu propuesta debe ser de una página para el análisis de cada alternativa.

Finaliza la propuesta. Vuelve a revisar tus cálculos e información contenida en tu evaluación de los beneficios de la reestructuración del departamento. Prepara un resumen ejecutivo como portada de la propuesta comercial. Un resumen ejecutivo debe contener los aspectos más destacados y los puntos clave de los cambios propuestos, no debe tener más de una página completa.

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