Cómo escribir manuales organizacionales y políticas

Escrito por Maria Christensen | Traducido por Verónica Sánchez Fang
    Un manual de políticas escrito claramente es una herramienta importante tanto para empleadores como empleados.

    Un manual de políticas escrito claramente es una herramienta importante tanto para empleadores como empleados.

    Reconoces la necesidad de que tu empresa tenga un manual de organización y políticas que detallen las obligaciones y responsabilidades de los empleados y la empresa, pero puede parecer una tarea abrumadora crear uno. Divide el proceso en pasos separados para que sea manejable y comienza por identificar tus metas y lo que quieres que el manual logre.

    Propósito

    Aunque puedes tomar diferentes enfoques para escribir un manual de organización y políticas, el propósito del manual es precisar la información importante de la empresa para los empleados. Un manual básico cubre la misión y los objetivos de la empresa y ofrece orientaciones generales de lo que se espera de los empleados y lo que los empleados pueden esperar de la empresa. Un manual de políticas más elaborado incluye reglas y regulaciones específicas sobre todos los temas que pertenecen a una empresa.

    Esquema

    Hacer un resumen de tu manual ayuda a organizar tus pensamientos e identificar los temas que deseas cubrir. También sirve como una tabla de contenidos. Comienza por dividir tu esquema en secciones que cubren amplias áreas de prácticas de empleo que son relevantes para tu empresa, como una introducción, normas de conducta, compensación, beneficios, recursos humanos, tecnología, administración y políticas legales. Si descubres que deseas cubrir en profundidad algunos temas, crea subpartidas para las secciones, tales como tiempo libre pagado y el seguro de salud dentro de los beneficios.

    Información organizacional

    La información sobre organización incluye la misión de la empresa y se coloca generalmente al principio del manual. Introduce el propósito de la empresa y las razones para tener un manual de políticas. Dependiendo del tamaño de tu empresa y la duración del mensaje, se puede escribir como una página o dividirla en subsecciones. Los temas típicos incluyen historia de la compañía, los objetivos, los valores y una declaración sobre el compromiso de la compañía para los empleados.

    Temas

    Ya sea que decidas hacer frente a tus políticas con secciones amplias y generales o utilizar los incisos detallados, introduce cada tema con una frase o dos acerca de la finalidad de la política, a continuación, utiliza además los párrafos para detallar la política específica. Las políticas típicas para abordar las normas de conducta incluyen un código de vestimenta y medicamentos y alcohol. En compensación se puede hablar de los horarios de trabajo y las horas, hojas de tiempo, días de pago y la forma en que los aumentos o bonificaciones se manejan. Los beneficios en general hacen frente a varias hojas de ausencia y los tipos de seguros que se ofrecen. Las secciones de recursos humanos podrían incluir cómo los empleados notifican a la compañía de un cambio en la situación que afecta a la compensación o beneficios y una política sobre el acceso a los registros de personal. Las políticas jurídicas deben incluir declaraciones sobre la igualdad de oportunidades, la confidencialidad y la tolerancia cero para el acoso.

    Revisión legal

    Cuando hayas terminado de escribir el manual, busca a un abogado que lo revise antes de distribuirlo a los empleados. Un abogado que trabaja en el derecho laboral puede saber si el idioma en el manual cumple con las leyes federales y estatales, y verifica que no estés obligado a adquirir obligaciones de las que no estabas al tanto a la hora de escribir el manual.

    Créditos de las fotos

    • Comstock Images/Comstock/Getty Images