Cómo definir el presupuesto de un proyecto

Escrito por Wanda Thibodeaux | Traducido por Gabriela Alessandrello

Aunque las empresas tienen un presupuesto general, los miembros de los equipos y del departamento de contabilidad suelen colaborar para definir los presupuestos de proyectos individuales. Estos presupuestos muestran el costo de manejar solo un artículo de la compañía. No es inusual para una empresa tener docenas de estos pequeños presupuestos, cada uno de los cuales puede ser crítico para la operación global de la empresa y por lo tanto deben ser definidos y considerados cuidadosamente.

Definición

Los presupuestos de proyectos muestran cuánto va a costar completar un proyecto de negocios. Éstos usualmente detallan los gastos necesarias para producir cierto bien. Sin embargo, también pueden definir los costos de otros proyectos, como proveer determinados servicios comunitarios o realizar algún tipo de investigación.

Contenido y detalles

Los presupuestos de proyectos usualmente cubren áreas como personal, materiales y entrenamiento. La razón por la que los presupuestos de proyectos son tan detallados es que deben proveer un concepto claro acerca de lo que deben lograr los trabajadores a lo largo de éste. Cuando el líder de envía el presupuesto a los miembros de la gerencia, esta claridad ayuda a la compañía a decidir si vale la pena la asignación de fondos del presupuesto general para el proyecto.

Proceso de desarrollo

El mismo proceso de desarrollo de presupuesto es adecuado para la mayoría de los presupuestos de proyectos. El primer paso es tener una estimación de los fondos disponibles, si es posible. Por ejemplo, determinar si se puede pedir US$500 o US$1000. Segundo, identificar los objetivos primarios del proyecto y hacer una lista de los puntos obligatorios o servicios que hay que poseer para alcanzar esos objetivos. Luego, se realiza una lista de lo puntos o servicios que sería bueno incluir en el presupuesto pero no son esenciales. A continuación, conseguir cotizaciones de los vendedores y proveedores de servicios, incluyendo estimaciones de los descuentos. Suma las expensas y réstale los descuentos disponibles del total. Si el costo del proyecto excede los fondos disponibles, evalúa nuevamente la lista de esenciales o visita nuevos vendedores y proveedores para ver si es posible conseguir un mejor trato o, en el peor de los casos, vuelve a evalúar el proyecto entero para verificar si es posible llevarlo a cabo sin alguno de los puntos esenciales. Si no sabes cuál es la suma disponible, prepara al menos tres versiones del presupuesto: lo mínimo indispensable, lo preferible y lo ideal.

Tiempo

Planear un presupuesto de un proyecto no puede hacerse de un día para el otro. Lleva tiempo considerar la mejor forma de conseguir los objetivos del proyecto, e incluso luego de haber decidido el enfoque que se va a tomar, lleva mucho más tiempo coordinar y comunicarse con los vendedores, proveedores de servicios y miembros de la gerencia de tu compañía. Como cada proyecto es diferente, no existe una regla mágica para decidir cuánto tiempo deberías pasar planeando un presupuesto. En general, sin embargo, cuanto mayor sea el proyecto, más tiempo deberás permitirte para el planeamiento del presupuesto, ya que hay más fondos involucrados y los riesgos son, por lo tanto, mayores para la compañía. Cuando sepas la fecha en la cual debes enviar el presupuesto del proyecto para avanzar, divide el tiempo entre la fecha actual y la fecha de envío en secciones basados en el procedimiento general de planeamiento para tener un esbozo de cuando deberías completar cada etapa, para poder cumplir con la fecha límite.

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