Cómo comparar los valores de un libro con otro en Excel

Escrito por Carter McBride | Traducido por Manuel Lama Paniagua

    En Microsoft Excel puedes utilizar una fórmula para comparar dos documentos similares en libros diferentes. Por ejemplo, si una pequeña empresa tiene dos personas que compilan estados financieros en Excel utilizando el mismo formulario, puedes crear un tercer libro que te diga cómo aparecen los valores entre las celdas y si se diferencian. Esto es útil para comparar rápidamente dos documentos que debería ser similares.

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    Escribe el nombre de cada hoja de cálculo. Por ejemplo, una empresa tiene la hoja1 y la hoja2.

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    Anota el nombre de las hojas que deseas comparar en cada libro. En el ejemplo, la empresa quiere comparar la página 1 de cada libro.

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    Escribe las celdas que quieres comparar. En el ejemplo, la compañía quiere comparar las celdas A1 de cada documento.

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    Abre un nuevo documento de Excel, y da formato al documento para que se parezca a los dos documentos que estás comparando. Por ejemplo, la etiqueta de la celda A1 es "Cuentas". En la columna A, haz la lista de las diferentes cuentas que estás comparando. Por ejemplo, si estás comparando dos balances, en tipo A2 pon "Efectivo", en tipo A3 "Cuentas por cobrar", en el tipo A4 "Activos fijos". Etiqueta la casilla B1 como "Diferencia". Usar las celdas B en la columna para escribir la fórmula adecuada de comparación, discutida en el paso 6.

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    Decide si deseas que el libro te diga sólo si los valores de celda son diferentes entre libros, o si quieres saber el valor de la diferencia en las celdas. El hecho de que sepas si las células son diferentes es muy útil para grandes libros, por lo que no es necesario hojear y comparar los libros sólo en busca de diferencias, saber la diferencia numérica real entre libros es útil cuando compares números y hagas el análisis de resultados.

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    Escribe la fórmula "=IF([hoja1.xls]Sheet1!A1<>[hoja2.xls]Sheet1!A1,"Different","")" en la columna B si quieres saber si las celdas son diferentes en los dos libros. Reemplaza el título de la hoja de cálculo, el nombre de la página y la celda para que coincida con la información que ya has escrito. En el ejemplo, si la celda A1 en una hoja de cálculo es US$500 y la celda A1 de la hoja 2 es de US$550, la celda en el nuevo libro se leerá como "diferente". Escribe la fórmula "= [hoja1.xls] Sheet1! A1-[hoja2.xls] Sheet1! A1" si deseas calcular la diferencia numérica entre las celdas, como en cada hoja de cálculo. Esta fórmula resta el número de la hoja de cálculo 2 del número de la hoja 1. Reemplaza el título de la hoja de cálculo, el nombre de la página y la celda para que coincida con la información que ya has escrito. En el ejemplo, si la celda A1 en una hoja de cálculo es US$500 y la celda A1 del hoja de cálculo 2 es de US$550, la celda en el nuevo libro se leerá como "50 dólares".

    Créditos de las fotos

    • Stockbyte/Stockbyte/Getty Images