Cálculo manual de la nómina

Escrito por Grace Ferguson | Traducido por Luciano Ariel Castro

El procesamiento de la nómina requiere un manejo cuidadoso para asegurar sueldos exactos y el cumplimiento de los impuestos sobre nómina. Un empleador puede utilizar un sistema interno computarizado en el que el programa informático de nómina hace los cálculos, o puede subcontratar la tarea a un proveedor de servicios de nómina para manejar los cálculos. También se puede utilizar el sistema manual, que requiere aún más precaución.

Identificación

El cálculo manual de la nómina significa que la nómina se procesa a mano. No requiere una inversión en programas informáticos de nómina. Este tipo de programas tienen tasas integradas en la programación, lo que elimina el cálculo manual de los impuestos sobre la nómina. Además, el programa informático calcula los salarios y almacena los datos de los empleados de nómina. Con el cálculo manual, el representante de nómina debe figurar todos los salarios y las deducciones necesarias de forma manual. Si el representante no tiene cuidado, puede cometer errores.

Requisitos

Por lo general, todo lo que se requiere para llevar a cabo el procesamiento de nóminas manualmente es una calculadora, cheques en blanco, una máquina de escribir (si no son cheques escritos a mano) y estacionarias. El empleado que se encarga de la nómina debe tener suficiente conocimiento de las leyes de nómina para realizar competentemente los cálculos. Por ejemplo, debe estar al tanto del Departamento de leyes de salario de los Estados Unidos y las leyes de impuestos de nómina del Servicio de Impuestos Internos. Si no entiende estas leyes lo suficientemente bien, el resultado puede ser cheques de pago erróneos y el incumplimiento de las leyes sobre la nómina, que conducen a tasas y sanciones.

Tipos

Hay muchos tipos diferentes de cálculo de nómina manual. El representante de nómina calcula el tiempo por hora de los trabajadores manualmente, que incluye el tiempo de computación de los datos. Este calcula los salarios manualmente, lo que incluye dividir el salario anual en el número de períodos de pago en el año. Se calcula manualmente el pago suplementario, como el pago de horas extras, indemnización y pago retroactivo debido a los aumentos salariales. Este también procesa y calcula las contrataciones, despidos y los impuestos de nómina. Esta última incluye la determinación del importe de la retención del impuesto federal sobre la renta, el impuesto estatal sobre la renta (si corresponde), impuestos de Seguro Social y el seguro médico. Se deben calcular las deducciones legales, tales como embargos de salarios y retención de manutención de los hijos, así como deducciones voluntarias, como la jubilación, la vida médica, discapacidad y beneficios dentales.

Recursos tributarios

Al calcular manualmente el impuesto sobre la renta federal, el representante de nómina siempre debe consultar con el IRS Circular E (Guía Tributaria del Empleador), que indica a un empleador sobre la forma de retener, declarar y pagar los impuestos federales sobre la nómina. También contiene las tablas de impuestos federales necesarias para calcular manualmente la cantidad de retención a los empleados, así como las tasas de la Seguridad Social y seguro médico. Además, se debe utilizar el formulario W-4 para calcular el impuesto sobre la renta federal.

Advertencia

Un empleador debe realizar el cálculo de nómina manual sólo si la nómina es pequeña, tal como menos de 10 trabajadores, debido a la propensión a errores en el proceso.

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