Buenas preguntas para hacer en una entrevista a un asistente ejecutivo

Escrito por Lisa McQuerrey | Traducido por Javier Enrique Rojahelis Busto

El asistente ejecutivo adecuado puede ser un activo invaluable para un profesional muy ocupado. Una persona en esta posición normalmente maneja un cronograma, sirve como guardián en el teléfono y en persona y ayuda a controlar las juntas y a los grupos de voluntarios. Un asistente ejecutivo también levanta actas en las reuniones, supervisa la correspondencia corporativa y las presentaciones y se encarga de tareas administrativas. Encontrar a la persona adecuada para este trabajo es una tarea esencial. Hacer las preguntas correctas durante una entrevista ayudan a determinar si un ejecutivo y su potencial asistente podrán hacer una buena sociedad.

Caracterización de la personalidad

Pide al candidato cómo caracterizaría su personalidad. ¿Si es extrovertido y capaz de asumir la responsabilidad y hacerse cargo de las situaciones, o es tímido y reticente? Esta pregunta te ayudará a entender si el candidato es ambicioso y estará encima de cada situación, o una persona tranquila pero eficaz que actúa mejor siguiendo instrucciones específicas.

Habilidades de comunicación

Los asistentes de dirección tienen que dirigir a otras personas en nombre de sus jefes. Esto puede significar alejar a un empleado enojado, tratar con un cliente furioso o hacerse cargo de la queja de un proveedor. Haz preguntas prospectivas laborales sobre cómo manejar a personas difíciles. "¿Te enojas contigo mismo, o tienes la capacidad de calmar una situación?". Esta pregunta te ayudará a evaluar cómo un potencial asistente ejecutivo va a interactuar con los demás.

Habilidades telefónicas

Los asistentes ejecutivos generalmente se hacen cargo de las llamadas telefónicas para sus jefes. Pregúntales a los candidatos cuán cómodos se sienten con un teléfono con varias líneas y con los sistemas de correo de voz, o configurando llamadas de conferencia y transfiriendo llamadas entre departamentos. Esto te dará una mejor comprensión de la capacidad técnica del candidato.

Organización

Pídeles a todos los candidatos que definan sus procesos organizativos. Pregúntales si crean listas y trabajan los asuntos desde la más alta hasta la más baja priodad, o acerca de cómo organizan los sistemas de archivo, los archivos informáticos y los documentos. Haciendo estas preguntas tendrás una idea más clara, no sólo de las habilidades del candidato potencial, sino también del proceso mental que ocupa en la creación de sus sistemas de organización.

Destreza informática

El asistente ejecutivo de hoy en día debe ser altamente competente en informática para cumplir con eficacia su papel. En lugar de preguntarles a los candidatos si tienen buenos conocimientos de computación, pídeles que definan su conocimiento específico de computadora, incluyendo los sistemas operativos, programas, aplicaciones que manejan y el conocimiento y uso que tienen de las herramientas de medios sociales.

Tareas rutinarias

Pregúntales a los candidatos cómo se sienten acerca de la realización de las tareas cotidianas. A los asistentes de dirección con frecuencia se les pide que tomen los pedidos de almuerzo, entreguen el café, recojan y dejen materiales, seleccionen los regalos de la empresa, organicen viajes y escriban notas de agradecimiento. Pregúntale a los posibles candidatos si alguna de estas u otras tareas aplicables son aceptables para ellos como parte de su descripción del trabajo.

Pasado y presente

Pregúntale al entrevistado por qué dejó su trabajo anterior y por qué se siente atraído por el puesto actual. Esto te ayudará a entender qué factores le llevaron a salir de su trabajo anterior así como a saber qué es lo que le gusta de tu empresa.

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